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30 prioridades com foco nas pessoas em resposta ao plano de retomada do COVID-19




Em uma semana ou duas, tudo pode mudar. Esse é o desafio colocado pela etapa de plano de retomada do coronavírus. O plano de retomada será de ansiedades, com atenção e tomadas de ações rápidas. Toda a pandemia tem um grande impacto sobre os trabalhadores e a economia. Empresas de todo o mundo estão em crise. Ninguém pode prever com confiança como a economia evoluirá no médio prazo. Não é apenas uma questão de reagir efetivamente; também devemos acelerar a curva de aprendizado e tirar rapidamente conclusões que nos permitirão melhorar a resiliência do setor de negócios no futuro com foco em priorizar a saúde das pessoas.


O COVID-19 é uma crise fundamentalmente baseada em pessoas: os indivíduos estão ficando doentes e as repercussões para os negócios e a sociedade são enormes, e cada vez mais, exponencialmente, fortes. À medida que os líderes tentam responder, as prioridades das pessoas devem, portanto, estar na frente e no centro. Sete prioridades principais são essenciais para combater de maneira decisiva o COVID-19 agora e no futuro. Portanto, levantamos 30 indicações de ação com foco em reorganização da estrutura organizacional e processos para que o seu plano de retomada esteja com as pessoas no centro das prioridades.



1. Acelere o trabalho inteligente


Modelos de trabalho flexíveis são uma parte importante da luta contra as infecções por COVID-19 porque reduzem o contato no local de trabalho - inclusive para os funcionários que precisam permanecer no local. Muitas empresas e organizações- mudaram para teletrabalho e reuniões virtuais em um estágio inicial da crise.


2. Estabelecer trabalho remoto


Se o hardware necessário ainda não estiver disponível, os funcionários poderão levar para casa itens como telas e estações de ancoragem como uma medida provisória. Gateways VPN adicionais devem ser configurados para acesso a dados. As ferramentas de colaboração - como Slack, Trello, Google Hangouts e Jamboard, Zoom, Miro, Figma, Mural, Ansana, dentre tantos outros - precisam estar acessíveis para reuniões virtuais. É muito importante observar que o trabalho inteligente se baseia na confiança de que todos farão seu trabalho sem estarem presentes fisicamente. Essa cultura não é um dado: precisa ser desenvolvido e nutrido proativamente. No entanto, os investimentos em mudança de tecnologia e cultura que as empresas são forçadas a fazer agora apostarão no "novo normal" após a crise e fornecerão uma referência para novos modelos de trabalho.


3. Substitua reuniões presenciais por virtuais


As reuniões no escritório devem ser convocadas apenas quando não houver alternativa. Eles também devem incluir precauções de segurança - por exemplo, manter as reuniões curtas, manter uma distância mínima entre os participantes, usar máscaras de proteção e proporcionar boa ventilação na sala.


4. Configure equipes virtuais ágeis


A interação direta é importante para o trabalho ágil. Com o suporte técnico correto e algumas regras simples, as equipes podem manter seus modelos de trabalho ágeis sem estar na mesma sala. A primeira etapa é criar quadros ágeis virtuais e colocar eventos fixos, como standup meeting (reuniões de pé), revisões e retrospectivas. Equipes muito grandes devem ser divididas em equipes menores; as discussões necessárias entre as unidades podem ser organizadas por meio de reuniões dos representantes das equipes menores. É útil, especialmente desde o início, se os participantes compartilharem regularmente suas experiências de trabalho virtual para melhorar a curva de aprendizado. A intimidade social durante e entre as reuniões permite que os membros da equipe se conheçam melhor e, portanto, colaborem melhor ao trabalhar remotamente. A socialização poderia ser por um café virtual, por exemplo. As equipes devem estabelecer regras e cronogramas claros para sua colaboração diária. Os horários devem incluir tempo para trabalhar individualmente, para trocas individuais e para discussões em grupo menores e reuniões de equipe.


5. Adapte as políticas de viagens


As políticas internas de viagem devem estar continuamente alinhadas às diretrizes nacionais. Considerações específicas devem ser feitas para aqueles que são considerados realmente críticos para a linha de frente e que não exigem presença física.


6. Adote novos hábitos de higiene e saúde e incentive os funcionários


As pessoas tendem a voltar rapidamente aos seus velhos hábitos. As empresas devem, portanto, continuar repetindo as principais regras de higiene, como lavar as mãos adequadamente, e monitorar a aderência a essas regras sempre que necessário. Isso pode ser feito, por exemplo, adicionando lembretes aos protetores de tela ou por meio de notificações push nos telefones celulares dos funcionários. Cartazes bem colocados também podem fornecer lembretes úteis, como na lanchonete, banheiros e elevadores - locais onde a higiene é particularmente importante.


7. Melhorar a higiene no local de trabalho


Manter a distância social adequada pode prevenir a infecção. Isso significa aumentar o espaço entre os funcionários em todos os locais de trabalho, ter menos pessoas trabalhando juntas no mesmo escritório e aumentar a frequência dos ciclos de limpeza e descontaminação.


8. Suporte e monitore a saúde dos funcionários


Muitas empresas já introduziram verificações diárias de temperatura ou monitoram de perto junto aos médicos da empresa.


9. Garanta o distanciamento social


Manter uma distância segura é a maneira mais eficaz de conter o vírus. As empresas devem fechar lanchonetes, cafés, outros espaços sociais e até oficinas e áreas de produção, se o requisito mínimo de distanciamento não puder ser garantido.


10. Mitigar o risco de pessoas


A prontidão de uma empresa para ausências de funcionários determina a extensão das consequências econômicas de uma pandemia. Uma empresa corre risco quando funcionários eficientes ficam doentes e ausentes e operações normais não possam ser sustentadas. É igualmente problemático quando os gerentes ou o pessoal-chave estão ausentes por um longo período de tempo. Uma boa organização reduz esses riscos. A Goodyear, por exemplo, identificou funcionários em todas as unidades operacionais e regiões essenciais para a continuidade dos negócios e analisou se e como essas posições poderiam ser preenchidas no pior cenário.


11. Identifique e dê suporte a funções críticas


Toda a força de trabalho deve ser agrupada não de acordo com a estrutura organizacional, mas por competência. As pessoas que podem substituir umas às outras formam rapidamente grupos de competências, que podem ser divididos em três categorias: crítica, substituível ou exposta. Medidas diferentes devem ser tomadas para cada grupo.


A categoria crítica inclui todos cuja ausência comprometeria a continuidade dos negócios. Esses funcionários são altamente especializados ou possuem habilidades essenciais. A questão principal é a importância de qualquer pessoa para a continuação dos processos fundamentais.


A categoria exposta abrange pessoas que apresentam maior risco de infecção por meio do trabalho. Isso pode incluir pessoas que precisam viajar muito ou que retornaram de uma área de alto risco. Também abrange multiplicadores internos através da riqueza de contatos, como funcionários que trabalham na recepção ou na cafeteria. A prioridade para esse grupo é reduzir o risco de infecção.


12. Diminua a exposição ao risco dividindo equipes


Todos os funcionários em uma função crítica precisam de medidas especiais de proteção. Tais medidas podem incluir reuniões exclusivamente virtuais do conselho. Os funcionários críticos não devem ocupar o mesmo espaço, se possível, e devem idealmente estar em edifícios diferentes. O mesmo se aplica ao pessoal-chave. Esses funcionários também precisam de ajuda para cuidar de crianças quando escolas e jardins de infância ainda estão fechados ou se optarem por manter as crianças seguras em casa.


As equipes que contêm muitos funcionários críticos devem ser divididas - ou seja, a equipe A trabalha em casa por uma semana, enquanto a equipe B trabalha no local e vice-versa. O mesmo princípio pode reduzir o risco de infecção na produção, por exemplo, organizando vários turnos rotativos.


13. Equipe e planejamento de contingência


Também deve haver soluções de backup preventivas para substituir as principais equipes. Isso pode envolver a recontratação de funcionários aposentados ou a recuperação de ex-funcionários da empresa.


14. Gerenciar a flexibilidade da força de trabalho


Muitas empresas precisam reduzir drasticamente a produção e as capacidades à medida que a demanda entra em colapso. É difícil encontrar o equilíbrio certo entre tomar as medidas necessárias para garantir a sobrevivência da empresa e agir de maneira socialmente responsável em relação à força de trabalho. A gerência executiva deve discutir esta questão e o potencial trade-off relacionado entre liquidez de curto prazo e aumento de médio prazo após a crise - para defender explicitamente as pessoas, mesmo durante a crise COVID-19.


15. Analise o impacto nos negócios na força de trabalho


Muitas empresas já usam o planejamento estratégico da força de trabalho, principalmente a longo prazo. No entanto, a qualidade do processo não é a mesma. As ferramentas estratégicas de planejamento da força de trabalho precisam incorporar planos de curto prazo nessa crise altamente dinâmica. Nos próximos nove a doze meses, a oferta e a demanda de mão-de-obra devem ser definidas mensalmente, ou até semanalmente.


Cenários diferentes - pior caso, caso médio e melhor caso, representando diferentes graus de duração e gravidade da crise - devem incluir modelos de driver pragmáticos para todos os perfis de trabalho. Eles formam a base para modelar os requisitos de pessoal e mostram, por exemplo, as consequências de uma redução de 30% na receita no perfil de trabalho A ou B.


Um banco europeu usa análises avançadas para simular o impacto e identificar medidas de gerenciamento de crises. O planejamento estratégico da força de trabalho fornece informações em tempo real em cenários altamente dinâmicos.


16. Gerenciar o tempo de inatividade de cada funcionário


O excesso de capacidade pode ser uma boa oportunidade para organizar o treinamento da equipe. Também poderia ser usado para recrutar partes da força de trabalho, preparando funcionários para uma transformação digital.